Atecéged

A bejegyzés szerzője Kovácsné Álmosdy Judit adószakértő.

Lényegében e cikksorozat első két részében – melyek még áprilisban jelentek meg, - a legfontosabb előírásokat már ismertettem a vállalkozások vezetői számára.

Összefoglalva, akkor is papíralapú számláról beszélünk, ha magát a számlát, annak adattartalmát számítógépen számlázó-programmal állítjuk elő. Teljesen mindegy, hogy a számlát kibocsátó vállalkozó milyen módon (például elektronikus adatállomány formájában időbélyeggel, elektronikus aláírással, stb.) őrzi meg a kiállított számláit, attól az még papíralapú számla marad. A számlázó-programjának biztosítania kell a számlák sorszáma szerint az azokkal történő teljes körű elszámolást, a rontott számlák, helyesbítő számlák, sztornó számlák megőrzését. A számlakibocsátó vállalkozó felelőssége az, hogy bizonyítani tudja egy adóhatósági ellenőrzés során, hogy a kiállított számláinak másolatai megvannak, és az azokon szereplő összegek bevételként teljes körűen elszámolásra kerültek. Amennyiben például nem tudja bemutatni a sztornó számlák példányait, akkor mulasztási bírság kiszabására kerül sor, sőt ilyenkor ellenőrzik a bevétel-eltitkolás lehetőségét is.

Tehát nem egy-egy számla példányainak számával foglalkozunk, mert az már nincs, hanem azzal, hogy minden felhasznált számlasorszám helye, elszámolása bizonyítható legyen.

A jelenlegi magyar jogszabályok szerint a számlázó-programmal kiállított papíralapú számla csak papír alapon bocsátható ki a vevő részére. Tehát a továbbítás módja elvileg meghatározott. Azon senki ne csodálkozzon, hogy külföldi adóalanytól szinte mindig e-mailben kapjuk a számlát, vagy esetleg egy weboldalról tölthetjük le. Ennek az az oka, hogy minden ország gazdálkodó szervezetei a saját hozzáadottérték-adó (héa=áfa) rendeletüket kötelesek betartani, tehát ahol a papíralapú számla továbbításának az elektronikus módja megengedett, onnan így fogják küldeni. (Mivel a külföldivel kötött ügyletek adómentesek, vagy fordítottan adóznak, az áfát úgyis mi számítjuk fel, ezért kénytelenek vagyunk befogadni a külfölditől az ilyen számlákat.)

Az Európai Unió hatályos Áfa-irányelve is elismeri a számla továbbításának elektronikus módját, de a tagállamokra bízza annak bevezetését, tehát az alkalmazása nem kötelező. Magyarország nem vezette be. (Ezért írtam le ennek a bekezdésnek a kezdő mondatát.) Jó lenne ezt a kérdést rendezni mielőbb, hiszen a számla kézzel történő aláírása már nem kötelező (bár egyéni vállalkozó esetén ez a kijelentés egyesek szerint kétséges, a róluk szóló törvény miatt). Hatósági vélemény szerint, - és szerintem is J - az elektronikus aláírás és időbélyeg vagy EDI rendszer nélkül továbbított számla könnyen manipulálható a számítógép segítségével utólag. Ezért a közösségi tagállamok egy része nem siet bevezetni az e-mailben küldött számla elismerését.

Ez a probléma a számlát befogadó adóalanyok részéről veszélyes, mert ha a levonható általános forgalmi adójukat nem fogadja el az adóhatóság a számla meg nem felelése miatt, akkor anyagilag nagyon sokat veszíthetnek. Ezért nyugodtan rá lehet fogni a könyvelőkre, hogy túlzottan óvatosak és a befogadott számlák miatt sokat paráznak. Ennek az az oka, hogy a vállalkozó elsősorban mindig őket tartja mindenért hibásnak (még a bonyolult adótörvények miatt is).

Ennek ellenére higgyék el nekem, hogy a felelősség a vállalkozót, illetve a vállalkozás vezetőjét terheli. Ha befogadja az internetről kinyomtatott számlát, akkor a saját felelősségére tegye meg. Én most nem tudom megjósolni azt, hogy ha majd adóellenőrzés lesz nála pár év múlva, akkor mi lesz az adóhatóság álláspontja a kérdésben.

Csak annyit kérek a vállalkozások vezetőitől, hogy a könyvelőnek mindig adjanak a számlából egy kinyomtatott példányt, mert neki arra egy csomó dolgot rá kell írnia (kontírozás, dátum, tételszám, szignó). Ezt pedig elektronikus úton nem lehet megoldani csak egy SAP nagyságrendű programmal, amit egy kisvállalkozás nem tud megfizetni és nincs is értelme.

Felhívom a figyelmüket arra, hogy a számlák megőrzéséért és olvashatóságának biztosításáért a vállalkozás vezetője a felelős. A megőrzési kötelezettség időtartama az általánosan ismert 5 évtől függetlenül, - mely önellenőrzés esetén újraindul, - a számviteli törvény 169.§- ának (2) bekezdése értelmében, a számlákra vonatkozóan, mint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó számviteli bizonylatra, legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési hivatkozások által visszakereshető módon előírt.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

• További cikkeink az egyszerűsített vállalkozási adóról.
• Céges elsősegély (cégadatok, közterhek, bérminimumok, cafeteria...stb.)
• Tudásmorzsák minden napra

Hasznos információk adóbevalláshoz:

• 10 hibalehetőség, melyre figyelnünk kell a társasági adóbevallásban
• 10 tipikus hiba, amit elkövethetünk az szja-bevallásban
• Adóbevallás 2011 (1 százalék): évi 3-6 milliárdot buknak a civilek miattunk

A bejegyzésért köszönet Kovácsné Álmosdy Judit adószakértőnek, az Atecéged.hu blog rendszeres szerzőjének.

Hatalmas kockázatot vállal az a vállalkozó, - legyen az gazdasági társaság vezetője vagy egyéni vállalkozó, - aki másra bízza a vállalkozás bankszámlájának kezelését. Gondoljunk bele, ha átadjuk valakinek a jelszavunkat, felhasználó nevünket, a kapcsolódó bankkártya kódjait, akkor ez a bizalmasunk bármit megtehet.

Tudom, hogy egyetlen vállalkozó sem ér rá napközben az átutalásokkal sorban állni, vagy a bank pénztárából – figyelemmel a nyitva tartásra - készpénzt felvenni, de ma már nem rendkívüli lehetőség a vállalkozás pénzügyeit este interneten keresztül intézni, és bankkártyával bármikor pénzt felvenni. Ez nem bizalom kérdése, hanem ésszerű gazdasági döntés.

Hogy miért írom ezt? Egy példával illusztrálom.

A Fejlődünk Kft 15 éve szolgáltatásnyújtással foglalkozik. Ma már 26 alkalmazottat foglalkoztat. Az árbevétele évről – évre emelkedik. Adózatlan nyeresége átlagosan mintegy 20%. Ügyvezetője Lusta Úr öt év elteltével rémesen megunta a pénzügyekkel való foglalkozást, mert úgy érezte túlságosan elveszi az idejét a szakmája gyakorlásától, nem is nagyon szereti, nem is nagyon érti. Úgy döntött felvesz a cégbe egy saját könyvelőt, aki bármikor információt tud adni a pénzügyekről, s egyúttal intézi is azokat.

Szakmailag jól felkészült, készséges könyvelőt talált Lusta Úr. Marióka nagy buzgalommal végezte feladatait mintegy tíz éven keresztül. Könyvelt, elkészítette az adóbevallásokat, kezelte a Kft bankszámláját, valamint az ahhoz kapcsolódó bankkártya segítségével biztosította a vállalkozás működéséhez szükséges készpénzt. Kifizette a béreket és a készpénzfizetési számlákat.

A pénzmozgások zökkenőmentes lebonyolítása érdekében Marióka ismerte az internetes ügyintézéshez szükséges felhasználónevet és jelszót, valamint a bankkártya kódját is. Még azt is elintézte Lusta Úrnál, hogy az ő telefonjára érkezzenek a bankból az sms-ek.
Hozzávetőlegesen Marióka működésének kilencedik évében elkezdtek megjegyzéseket tenni a dolgozók Lusta Úrnak arról, hogy ők egyre több árbevételt hoznak a cégnek, és mégsem változik érezhető mértékben a jövedelmük. Hová lesz a pénz? Ez nem egy anyagigényes tevékenység, az iroda is szűkös, mégsem költöznek nagyobb helyre. Még számolgatni is elkezdtek a dolgozók.

Lusta Úr csaknem egy évig hallgatta az elégedetlenkedőket. Végül egy nagy volumenű szerződés teljesítése után arra a következtetésre jutott, hogy megbíz egy kvalifikált gazdasági szakembert a Fejlődünk Kft gazdálkodásának részletes vizsgálatával és elemzésével, hátha ad valami jó ötletet a nyereségesebb gazdálkodáshoz.

Marióka kijelentette, hogy neki nincs ideje papírokkal, adatokkal kiszolgálni egy külső embert, mert nagyon sok munkája van. Mint az űzött vad dolgozott nap közben, és próbálta szelektálni, hogy mit ad ki a kezéből és mire nincs most idő.

A külső szakértőnek feltűnt, hogy akadályozzák a munkájában és Lusta Úr is hangsúlyozta, hogy a cég zökkenőmentes működésének biztosítása, valamint a határidők betartása elsődleges. A szakértő elhatározta, hogy nem fogja idegesíteni magát, és változtatott a munkarendjén. Minden nap a munkaidő vége előtt fél órával jelent csak meg, mondván így nem zavar senkit. A könyvelő irodájában és számítógépén kiismeri magát. A pénzügy és a számvitel bizonylatai ismertek számára. Nincs probléma.

Marióka elkezdett betegeskedni, ami nem nevezhető rendkívüli eseménynek, mert a szakértő kimutatta, hogy az elmúlt hat év alatt kb. 10-12 millió forintot sikkasztott. Az eljárása nagyon egyszerű volt, mert a bankkártyával felvett készpénzt a pénztárba helyezve, onnan kivette és különböző általa szerzett számlákkal „lefedezte”. Első ránézésre ki sem derült volna, de a szakértőnek a költségek alakulását is elemeznie kellett, s ezért időnként megkérdezte Lusta Urat néhány beszerzésről, - ez mihez kell, vagy miért ennyit vettek felkiáltással. Az ügyvezetőnek fogalma sem volt semmiről. Soha nem ellenőrizte a cég gazdasági ügyeit, vagy legalább a beszerzéseit. (Véleményem szerint egy vállalkozás vezetője néhány évi működés után nagyságrendileg tisztában van a cég főbb számaival. Tud a kiugró teljesítményekről is, és érzékeli a visszaesést.)

A végkifejletet nem nehéz kitalálni. Marióka eltűnt, jelentős adóhiányt kellett feltárni, és a rendőrségi feljelentés alapján induló eljárás kimenetele kétséges. A pénz megtérülésében senki ne reménykedjen. És még a szakértő díját is ki kell fizetni.:-)

A tanulságot mindenki vonja le a saját maga számára!

Egyetlen dolgot említek meg, mégpedig a szakma alapszabályát. Egy cégnél vagy egyéb más szervezetnél soha nem kezelheti ugyanaz a személy a pénzt, mint aki könyvel, azaz elszámolja azt. A vezetői munkakör pedig magában foglalja a rendszeres ellenőrzést. Lehet, hogy Lusta Urat nem érdekelte a saját cége?