A bejegyzés szerzője Kovácsné Álmosdy Judit adószakértő.

Lényegében e cikksorozat első két részében – melyek még áprilisban jelentek meg, - a legfontosabb előírásokat már ismertettem a vállalkozások vezetői számára.

Összefoglalva, akkor is papíralapú számláról beszélünk, ha magát a számlát, annak adattartalmát számítógépen számlázó-programmal állítjuk elő. Teljesen mindegy, hogy a számlát kibocsátó vállalkozó milyen módon (például elektronikus adatállomány formájában időbélyeggel, elektronikus aláírással, stb.) őrzi meg a kiállított számláit, attól az még papíralapú számla marad. A számlázó-programjának biztosítania kell a számlák sorszáma szerint az azokkal történő teljes körű elszámolást, a rontott számlák, helyesbítő számlák, sztornó számlák megőrzését. A számlakibocsátó vállalkozó felelőssége az, hogy bizonyítani tudja egy adóhatósági ellenőrzés során, hogy a kiállított számláinak másolatai megvannak, és az azokon szereplő összegek bevételként teljes körűen elszámolásra kerültek. Amennyiben például nem tudja bemutatni a sztornó számlák példányait, akkor mulasztási bírság kiszabására kerül sor, sőt ilyenkor ellenőrzik a bevétel-eltitkolás lehetőségét is.

Tehát nem egy-egy számla példányainak számával foglalkozunk, mert az már nincs, hanem azzal, hogy minden felhasznált számlasorszám helye, elszámolása bizonyítható legyen.

A jelenlegi magyar jogszabályok szerint a számlázó-programmal kiállított papíralapú számla csak papír alapon bocsátható ki a vevő részére. Tehát a továbbítás módja elvileg meghatározott. Azon senki ne csodálkozzon, hogy külföldi adóalanytól szinte mindig e-mailben kapjuk a számlát, vagy esetleg egy weboldalról tölthetjük le. Ennek az az oka, hogy minden ország gazdálkodó szervezetei a saját hozzáadottérték-adó (héa=áfa) rendeletüket kötelesek betartani, tehát ahol a papíralapú számla továbbításának az elektronikus módja megengedett, onnan így fogják küldeni. (Mivel a külföldivel kötött ügyletek adómentesek, vagy fordítottan adóznak, az áfát úgyis mi számítjuk fel, ezért kénytelenek vagyunk befogadni a külfölditől az ilyen számlákat.)

Az Európai Unió hatályos Áfa-irányelve is elismeri a számla továbbításának elektronikus módját, de a tagállamokra bízza annak bevezetését, tehát az alkalmazása nem kötelező. Magyarország nem vezette be. (Ezért írtam le ennek a bekezdésnek a kezdő mondatát.) Jó lenne ezt a kérdést rendezni mielőbb, hiszen a számla kézzel történő aláírása már nem kötelező (bár egyéni vállalkozó esetén ez a kijelentés egyesek szerint kétséges, a róluk szóló törvény miatt). Hatósági vélemény szerint, - és szerintem is J - az elektronikus aláírás és időbélyeg vagy EDI rendszer nélkül továbbított számla könnyen manipulálható a számítógép segítségével utólag. Ezért a közösségi tagállamok egy része nem siet bevezetni az e-mailben küldött számla elismerését.

Ez a probléma a számlát befogadó adóalanyok részéről veszélyes, mert ha a levonható általános forgalmi adójukat nem fogadja el az adóhatóság a számla meg nem felelése miatt, akkor anyagilag nagyon sokat veszíthetnek. Ezért nyugodtan rá lehet fogni a könyvelőkre, hogy túlzottan óvatosak és a befogadott számlák miatt sokat paráznak. Ennek az az oka, hogy a vállalkozó elsősorban mindig őket tartja mindenért hibásnak (még a bonyolult adótörvények miatt is).

Ennek ellenére higgyék el nekem, hogy a felelősség a vállalkozót, illetve a vállalkozás vezetőjét terheli. Ha befogadja az internetről kinyomtatott számlát, akkor a saját felelősségére tegye meg. Én most nem tudom megjósolni azt, hogy ha majd adóellenőrzés lesz nála pár év múlva, akkor mi lesz az adóhatóság álláspontja a kérdésben.

Csak annyit kérek a vállalkozások vezetőitől, hogy a könyvelőnek mindig adjanak a számlából egy kinyomtatott példányt, mert neki arra egy csomó dolgot rá kell írnia (kontírozás, dátum, tételszám, szignó). Ezt pedig elektronikus úton nem lehet megoldani csak egy SAP nagyságrendű programmal, amit egy kisvállalkozás nem tud megfizetni és nincs is értelme.

Felhívom a figyelmüket arra, hogy a számlák megőrzéséért és olvashatóságának biztosításáért a vállalkozás vezetője a felelős. A megőrzési kötelezettség időtartama az általánosan ismert 5 évtől függetlenül, - mely önellenőrzés esetén újraindul, - a számviteli törvény 169.§- ának (2) bekezdése értelmében, a számlákra vonatkozóan, mint a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó számviteli bizonylatra, legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési hivatkozások által visszakereshető módon előírt.

Hasznos infók egy helyen az Atecéged.hu-n:

 

Hasznos információk adóbevalláshoz: